งานธุรการ รับส่งเอกสาร และรับสายโทรศัพท์
มีคนรับสายและจัดการเอกสารแทน โดยไม่ต้องจ้างประจำ
บริษัท ซูร่า แล็บส์ แอนด์ บิสซิเนส ฮับ จำกัด
เรารับงานธุรการแทนธุรกิจเล็ก ทั้งรับสายในเวลาทำการ รับส่งเอกสารและพัสดุ จัดแฟ้มเอกสารสำคัญ และช่วยติดตามเอกสารราชการ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจไปใช้เวลากับงานขายและงานหลักได้
- บันทึกสายเข้าและข้อความที่ส่งต่อ
- ทะเบียนเอกสารเข้า-ออกพร้อมวันที่
- ไฟล์เอกสารสำคัญที่จัดหมวดไว้เรียบร้อย
- รายงานสรุปงานธุรการรายเดือน
รับไว้แล้วกับเจ้าของเรื่องได้รับรู้ เป็นคนละสถานะ
เจ้าของธุรกิจที่ทำงานนอกสำนักงานต้องรู้มากกว่าว่ามีพัสดุมาถึง หนังสือบางฉบับต้องมีคนอ่านและตัดสินใจทันเวลา ขณะที่บางฉบับห้ามเปิดโดยไม่มีสิทธิ งานรับเอกสารจึงควรมีเส้นทางส่งต่อที่ตกลงไว้ ไม่ใช่เก็บรวมในแฟ้มเดียว แจ้งประเภทเอกสารที่คาดว่าจะรับ ผู้รับผิดชอบ และความต้องการส่งต้นฉบับก่อนเริ่มบริการ
ระบุผู้รับผิดชอบและผู้ติดต่อสำรอง
ตกลงช่องทางแจ้งเตือน วิธีให้ผู้รับยืนยันว่าเห็นแล้ว และวิธีส่งต่อกรณีติดต่อไม่ได้ หนังสือจากศาลหรือหน่วยงานรัฐควรส่งให้ผู้รับผิดชอบหรือทนายตรวจ ไม่ให้พนักงานรับสายตีความผลทางกฎหมายเอง การรับเอกสารแทนหรือเจรจากับคู่กรณีไม่ได้ขยายกำหนดเวลาโดยอัตโนมัติ
แยกสิทธิเปิด สแกน เก็บ และส่งต้นฉบับ
กำหนดประเภทเอกสารที่เปิดได้ ผู้เห็นไฟล์สแกน ระยะเก็บ และวิธีส่งต้นฉบับที่ติดตามได้ บันทึกผู้รับ วันรับ และการส่งออกตามขอบเขตที่ตกลง สำเนาสแกนอาจไม่แทนต้นฉบับในทุกงาน และข้อตกลงรักษาความลับไม่ใช่คำรับรองว่าจะไม่มีความเสี่ยง จึงต้องมีวิธีแจ้งกรณีเอกสารผิดผู้รับหรือสูญหายด้วย
รับสายตามข้อความที่อนุมัติ ไม่ตัดสินใจแทนบริษัท
กำหนดเวลาที่รับสายได้จริง ประเภทคำถามที่ตอบได้ และเรื่องที่ต้องส่งต่อ การรับข้อความไม่ใช่อำนาจตกลงสัญญา ยืนยันยอดหนี้ หรือให้คำปรึกษากฎหมาย ถ้าต้องทำเรื่องแทนให้ตรวจหนังสือมอบอำนาจและข้อกำหนดของหน่วยงานแยกต่างหาก เมื่อเลิกใช้บริการให้ส่งคืนต้นฉบับ บันทึกงานค้าง และแก้ช่องทางติดต่อที่เผยแพร่ไว้
บริการนี้ครอบคลุมอะไร
รับสายในเวลาทำการและสรุปข้อความส่งต่อให้คุณ
รับส่งจดหมาย พัสดุ และเดินเอกสารตามที่ตกลง
สแกนและจัดเก็บเอกสารสำคัญเป็นไฟล์ค้นหาได้
ติดตามหนังสือราชการและแจ้งกำหนดเวลาที่ต้องดำเนินการ
งานธุรการเฉพาะกิจ เช่น จัดชุดเอกสารเสนอลูกค้าหรือคู่ค้า
ทำจริงเป็นลำดับอย่างไร
- 01
ตกลงขอบเขต
ระบุงานที่ให้ทำแทน ช่องทางติดต่อ และเวลาตอบกลับ
- 02
เตรียมสคริปต์และแบบฟอร์ม
ร่างคำตอบมาตรฐานสำหรับสายเข้าและแบบฟอร์มบันทึกข้อมูล
- 03
เริ่มให้บริการ
รับงานตามรอบ พร้อมส่งสรุปรายวันหรือรายสัปดาห์
- 04
ทบทวนรายเดือน
ทบทวนสายที่พลาด งานค้าง และปรับสคริปต์ให้ดีขึ้น
รับสายนอกเวลาทำการได้ไหม
ต้องยืนยันช่วงเวลารับสาย ช่องทางสำรอง และความพร้อมเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่ม หากต้องการนอกเวลาแจ้งเพื่อประเมิน ไม่ถือว่ารับสายตลอดเวลาหรือมีบริการฉุกเฉินโดยอัตโนมัติ
ใช้เบอร์บริษัทของเราได้ไหม
ได้ โดยโอนสายมาที่ทีมเรา หรือใช้เบอร์ที่เราจัดให้แล้วแสดงเป็นเบอร์ติดต่อบนสื่อของคุณ
เอกสารความลับดูแลอย่างไร
ตกลงสิทธิเปิดและสแกน ผู้เข้าถึง ช่องทางส่งต่อ ระยะเก็บ และวิธีรับคืนก่อนส่งเอกสาร ใช้ข้อตกลงรักษาความลับและบันทึกการรับส่งตามขอบเขต พร้อมขั้นตอนแจ้งปัญหา ไม่รับรองว่าความเสี่ยงเป็นศูนย์
ขอบเขตงาน กรอบเวลา และค่าบริการยืนยันเป็นใบเสนอราคาตามแต่ละเคส เราไม่แสดงราคาบนเว็บ และไม่รับประกันอันดับบนเครื่องมือค้นหาหรือผลอนุมัติจากหน่วยงานรัฐ