Zura Labs & Business Hub logoZura Labs& Business Hub
เจ้าของธุรกิจทำงานด้วยแลปท็อปริมหน้าต่างพร้อมมองเห็นอาคารสำนักงานด้านนอก
เปรียบเทียบ

Virtual Office กับเช่าออฟฟิศจริง เลือกแบบไหนคุ้มกว่า

เปรียบเทียบทีละข้อสำหรับ SME ไทย ว่าแต่ละแบบให้อะไร ผูกพันอะไร และถ้าจะเปลี่ยนจากแบบหนึ่งไปอีกแบบต้องทำอะไร

บริษัท ซูร่า แล็บส์ แอนด์ บิสซิเนส ฮับ จำกัด

คำตอบสั้น

Virtual Office กับเช่าออฟฟิศจริง ต่างกันอย่างไร และธุรกิจแบบไหนควรเลือกอะไร

Virtual Office คือการใช้ที่อยู่สำนักงานของผู้ให้บริการเป็นที่อยู่จดทะเบียนและที่อยู่รับเอกสาร โดยไม่ต้องเช่าพื้นที่ทำงานประจำ ส่วนการเช่าออฟฟิศจริงคือการเช่าพื้นที่เพื่อใช้นั่งทำงานและรับลูกค้าเอง ทั้งสองแบบใช้จดทะเบียนบริษัทได้ตามกฎหมายไทยหากมีหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ถูกต้อง จุดต่างจริงอยู่ที่ภาระผูกพัน ความเร็วในการเริ่ม และงานดูแลสถานที่ ไม่ใช่ความถูกต้องทางกฎหมาย

  • ทั้งสองแบบใช้จดทะเบียนบริษัทและจด VAT ได้ ถ้าเอกสารยินยอมให้ใช้สถานที่และแผนที่ครบ
  • Virtual Office เริ่มได้เร็วและไม่มีสัญญาเช่าระยะยาว เหมาะกับช่วงตั้งต้นและทีมที่ทำงานนอกสถานที่
  • ออฟฟิศจริงเหมาะเมื่อมีพนักงานประจำหลายคน มีสต็อก หรือธุรกิจต้องมีหน้าร้าน/ห้องรับลูกค้า
  • บางใบอนุญาตกำหนดสภาพสถานที่จริง เช่น คลังสินค้า อาหาร หรือสถานพยาบาล กรณีนี้ต้องมีพื้นที่จริง

ตารางเปรียบเทียบทีละข้อ

ใช้จดทะเบียนบริษัทได้หรือไม่

เท่ากัน
Virtual Office
ได้ เมื่อผู้ให้บริการออกหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาบัตรเจ้าบ้าน และแผนที่
เช่าออฟฟิศจริง
ได้ โดยใช้สัญญาเช่าและหนังสือยินยอมจากผู้ให้เช่าเป็นหลักฐานที่ตั้งสำนักงาน

ภาระผูกพันตามสัญญา

Virtual Office
Virtual Office
รายปีหรือรายเดือนตามแพ็กเกจ ไม่มีเงินประกันพื้นที่และไม่มีค่าตกแต่ง
เช่าออฟฟิศจริง
ปกติสัญญา 1–3 ปี มีเงินประกัน 2–3 เดือน และมักจ่ายค่าตกแต่งเองก่อนเริ่มงาน

ระยะเวลาเริ่มใช้งาน

Virtual Office
Virtual Office
เริ่มใช้ที่อยู่ได้ภายในไม่กี่วันทำการหลังเอกสารครบ
เช่าออฟฟิศจริง
หาพื้นที่ เจรจา ตกแต่ง และขอไฟ/อินเทอร์เน็ต มักใช้เวลาหลายสัปดาห์ถึงหลายเดือน

การรับเอกสารและไปรษณีย์

Virtual Office
Virtual Office
มีเจ้าหน้าที่รับแทน แจ้งเตือน และส่งต่อตามรอบที่ตกลง จึงไม่พลาดหนังสือราชการ
เช่าออฟฟิศจริง
ต้องมีคนอยู่ประจำ ถ้าออฟฟิศปิดหรือไม่มีคนรับ เอกสารสำคัญอาจตีกลับ

พื้นที่นั่งทำงานประจำ

ออฟฟิศจริง
Virtual Office
ไม่รวมโต๊ะประจำ ใช้ห้องประชุมหรือ Co-working ตามชั่วโมงที่จัดสรรไว้ในแพ็กเกจ
เช่าออฟฟิศจริง
มีพื้นที่ของตัวเองเต็มเวลา จัดผังและเก็บของได้อิสระ

การรับลูกค้าและภาพลักษณ์หน้างาน

ออฟฟิศจริง
Virtual Office
จองห้องประชุมล่วงหน้าได้ เหมาะกับการนัดเป็นครั้ง ไม่เหมาะกับลูกค้า walk-in ทุกวัน
เช่าออฟฟิศจริง
รับลูกค้าได้ทุกวันเวลาทำการ และควบคุมบรรยากาศแบรนด์ได้เต็มที่

งานดูแลสถานที่

Virtual Office
Virtual Office
ผู้ให้บริการดูแลอาคาร แม่บ้าน อินเทอร์เน็ต และความปลอดภัยให้ทั้งหมด
เช่าออฟฟิศจริง
คุณดูแลเอง ทั้งซ่อมบำรุง แม่บ้าน ประกัน และค่าสาธารณูปโภค

การขยายหรือย้าย

Virtual Office
Virtual Office
อัปเกรดหรือลดแพ็กเกจได้ตามรอบสัญญา ไม่มีค่ารื้อย้าย
เช่าออฟฟิศจริง
ย้ายก่อนครบสัญญามีค่าปรับหรือเสียเงินประกัน และต้องแจ้งเปลี่ยนที่ตั้งกับหน่วยงาน

การจดทะเบียน VAT และการตรวจสถานที่

เท่ากัน
Virtual Office
จด VAT ได้ และเรารองรับการตรวจของสรรพากรตามข้อกำหนด แต่ต้องแจ้งเราล่วงหน้าเพื่อจัดเจ้าหน้าที่
เช่าออฟฟิศจริง
ตรวจได้ตรงที่ทำงาน หากมีป้ายชื่อบริษัทและพื้นที่ตรงตามที่แจ้ง

ต้นทุนโดยรวม

Virtual Office
Virtual Office
ต้นทุนคงที่ต่ำ ไม่มีเงินลงทุนเริ่มต้นก้อนใหญ่ (ขอใบเสนอราคาตามแพ็กเกจที่เลือก)
เช่าออฟฟิศจริง
มีค่าเช่า เงินประกัน ตกแต่ง สาธารณูปโภค และค่าดูแลรวมกันทุกเดือน

เลือก Virtual Office เมื่อ

  • กำลังจดทะเบียนบริษัทใหม่และต้องการที่อยู่ที่ใช้งานได้จริงทันที
  • ทีมทำงานจากที่บ้าน ออกพบลูกค้า หรือทำงานออนไลน์เป็นหลัก
  • ยังไม่ต้องการผูกสัญญาเช่าระยะยาวและอยากคุมต้นทุนคงที่
  • อยากใช้ที่อยู่ในย่านธุรกิจโดยไม่ต้องจ่ายค่าเช่าย่านนั้นทั้งเดือน
  • ต้องการคนช่วยรับเอกสารและแจ้งเตือนหนังสือราชการ

เลือกออฟฟิศจริงเมื่อ

  • มีพนักงานประจำที่ต้องนั่งทำงานร่วมกันทุกวัน
  • ต้องเก็บสินค้า อุปกรณ์ หรือมีสายการผลิต
  • ธุรกิจต้องมีหน้าร้านหรือห้องให้บริการลูกค้าเข้ามาใช้
  • ใบอนุญาตของธุรกิจกำหนดสภาพสถานที่ เช่น อาหาร คลังสินค้า สถานพยาบาล สถานศึกษา

ต้นทุนจริงมาจากอะไร

เราอธิบายที่มาของต้นทุนแทนการติดราคาไว้ เพราะแพ็กเกจและบริการเสริมของแต่ละบริษัทไม่เหมือนกัน ขอใบเสนอราคาได้ แล้วคุณจะได้ตัวเลขเดียวที่ครอบคลุมทุกอย่างที่ต้องใช้จริง

สิ่งที่ทำให้ Virtual Office ถูกกว่า

ไม่มีเงินประกันพื้นที่ ไม่มีค่าตกแต่ง ไม่มีค่าเฟอร์นิเจอร์ ค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าแม่บ้าน และค่าประกันทรัพย์สิน เพราะทุกอย่างรวมอยู่ในค่าบริการของอาคารแล้ว

สิ่งที่มักถูกลืมในการเช่าจริง

ค่าส่วนกลาง ค่าที่จอดรถ ค่าอินเทอร์เน็ตธุรกิจ ค่าซ่อมบำรุง ค่าคืนสภาพพื้นที่ตอนย้ายออก และค่าจ้างพนักงานต้อนรับหรือธุรการประจำ

ค่าใช้จ่ายที่ทั้งสองแบบมีเหมือนกัน

ค่าทำบัญชีและยื่นภาษี ค่าตรวจสอบบัญชีรายปี ค่าเว็บไซต์และการตลาด และค่าธรรมเนียมราชการตามงานที่ยื่น

เส้นทางที่ใช้ได้จริง เริ่มที่ Virtual Office แล้วค่อยเช่าจริง

  1. 1

    เริ่มด้วย Virtual Office ตอนตั้งบริษัท

    ใช้ที่อยู่ของเราเป็นสำนักงานจดทะเบียน ให้บริษัทเกิดขึ้นและออกใบเสร็จ ทำสัญญา และเปิดบัญชีธนาคารได้ก่อน

  2. 2

    ทดสอบตลาดและรายได้จริงก่อนลงทุนพื้นที่

    ดูรายได้ต่อเดือนและจำนวนพนักงานที่ต้องมีจริงอย่างน้อย 6–12 เดือน ก่อนตัดสินใจว่าต้องการพื้นที่กี่ตารางเมตร

  3. 3

    ย้ายที่ตั้งสำนักงานอย่างถูกขั้นตอน

    เมื่อพร้อมเช่าจริง เรายื่นจดทะเบียนเปลี่ยนที่ตั้งสำนักงานกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แจ้งกรมสรรพากร ประกันสังคม ธนาคาร และแก้ที่อยู่บนเอกสาร/เว็บไซต์ให้ตรงกัน

  4. 4

    เก็บที่อยู่รับเอกสารไว้ต่อได้

    หลายบริษัทเลือกคงบริการรับเอกสารไว้ เพื่อไม่ให้หนังสือราชการตีกลับในวันที่ออฟฟิศไม่มีคน

คำถามที่ลูกค้าถามบ่อย

ใช้ Virtual Office จดทะเบียนบริษัทได้จริงหรือไม่ ผิดกฎหมายไหม

ได้และไม่ผิดกฎหมาย กฎหมายไทยกำหนดให้บริษัทมีที่ตั้งสำนักงานที่ระบุได้และติดต่อได้ ไม่ได้กำหนดว่าต้องเป็นพื้นที่ที่บริษัทเช่าเองเต็มเวลา สิ่งที่ต้องมีคือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของอาคารพร้อมเอกสารประกอบ ซึ่งเราออกให้ทุกราย

ธนาคารเปิดบัญชีบริษัทให้ไหมถ้าใช้ Virtual Office

เปิดได้ แต่แต่ละธนาคารและแต่ละสาขามีเกณฑ์ตรวจสอบต่างกัน บางแห่งขอดูสัญญาบริการ ขอให้กรรมการเข้าพบ หรือขอหลักฐานการดำเนินธุรกิจเพิ่ม เราเตรียมชุดเอกสารและสัญญาบริการให้ครบ แต่การอนุมัติเป็นดุลพินิจของธนาคาร

จด VAT ที่ Virtual Office ได้ไหม

ได้ โดยต้องเลือกแพ็กเกจที่รองรับการจด VAT และแจ้งเราไว้ล่วงหน้า เพราะเจ้าหน้าที่สรรพากรอาจเข้าตรวจสถานที่ เราจะจัดให้มีเจ้าหน้าที่ ป้ายชื่อบริษัท และเอกสารที่ต้องแสดงไว้พร้อม

ถ้าอยากเปลี่ยนจาก Virtual Office ไปเช่าออฟฟิศจริงต้องทำอะไร

ต้องจดทะเบียนเปลี่ยนที่ตั้งสำนักงานกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า แจ้งกรมสรรพากร (และ ภ.พ.09 หากจด VAT) แจ้งประกันสังคมและธนาคาร แล้วแก้ที่อยู่บนใบกำกับภาษี เว็บไซต์ และโปรไฟล์ธุรกิจให้ตรงกัน เราทำให้เป็นชุดงานเดียวได้

บริษัทหลายแห่งใช้ที่อยู่เดียวกันได้ไหม จะมีปัญหาไหม

ทำได้และเป็นเรื่องปกติของอาคารสำนักงาน สิ่งที่ต้องระวังคือการระบุห้อง/ชั้นให้ชัดเจนในเอกสาร และการแยกเอกสารของแต่ละบริษัทให้ไม่ปนกัน ซึ่งเราจัดระบบรับเอกสารแยกรายบริษัทอยู่แล้ว

บริการนี้เหมาะกับธุรกิจแบบไหนที่ไม่ควรใช้ Virtual Office

ธุรกิจที่ใบอนุญาตผูกกับสภาพสถานที่ เช่น ร้านอาหาร คลังสินค้า โรงงาน สถานพยาบาล สถานศึกษา หรือกิจการที่ลูกค้าต้องเข้ามาใช้บริการทุกวัน กรณีนี้ต้องมีพื้นที่จริง เราช่วยหาและช่วยดูสัญญาเช่าให้ได้

ยังไม่แน่ใจว่าแบบไหนเหมาะกับคุณ

บอกจำนวนพนักงาน ว่าลูกค้าต้องเข้ามาหาไหม และใบอนุญาตที่ต้องขอ เราจะบอกตรง ๆ ว่าแบบไหนเหมาะ รวมถึงกรณีที่คำตอบคือควรเช่าออฟฟิศจริง